Η διεθνής πρακτική στη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στο Internet, έδειξε πως η πιο ευέλικτη λειτουργία της υπηρεσίας περιγράφεται από το παρακάτω μοντέλο:
- ο χρήστης διαθέτει τον προσωπικό του λογαριασμό σε έναν διακομιστή (mail server) κάπου στο Internet.
- χρησιμοποιεί εφαρμογές σε γραφικό-παραθυρικό περιβάλλον (Netscape Messenger, Microsoft Outlook, κλπ.) για να έχει:
- εύκολη και γρήγορη πρόσβαση στο ηλεκτρονικό του γραμματοκιβώτιο (mailbox), τόσο για την αποστολή όσο και και για τη λήψη των ηλεκτρονικών μηνυμάτων του.
- δυνατότητα οργάνωσης της αλληλογραφίας του σε "φακέλλους" για την καλύτερη διαχείρισή της.
- είναι πολύ σημαντικό και πρακτικό για το χρήστη, η πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιό του να είναι ομοιόμορφη και ανεξάρτητη από τον τρόπο σύνδεσής του στο Internet. Αυτό καλύπτει:
- τις πιθανές γεωγραφικές μετακινήσεις του χρήστη.
- τον τρόπο πρόσβασης στο Internet (σύνδεση σε τοπικό δίκτυο ή σύνδεση με τηλεφωνική κλήση).
- καθυστέρηση στη μεταφορά πληροφοριών (ειδικά όταν το γραμματοκιβώτιο είναι μεγάλο και η σύνδεση γίνεται με τηλεφωνική κλήση).
- έλλειψη ασφάλειας, διότι τα μυνήματα του χρήστη παραμένουν τοπικά στον Η/Υ που χρησιμοποίησε και είναι ορατά από οποιονδήποτε άλλο χρησιμοποιήσει τον ίδιο Η/Υ (εκτός αν τα σβήνει κάθε φορά αφού τα διαβάσει).
- μη διαθεσιμότητα των μηνυμάτων από άλλα σημεία του Internet, αν δεν έχει επιλέξει την παραμονή των μηνυμάτων στο διακομιστή. Τότε όμως, μεταφέρει κάθε φορά και τα παλιά μυνήματα.
- γρήγορη μεταφορά πληροφοριών διότι όσο μεγάλο και να είναι το γραμματοκιβώτιο μεταφέρεται μόνο μια γραμμή κειμένου για κάθε περιεχόμενο μήνυμα.
- ασφάλεια στην ανάγνωση των μηνυμάτων, διότι παραμένουν πάντα στο διακομιστή και τα διαβάζει μόνο όποιος γνωρίζει τον προσωπικό κωδικό (password) του χρήστη.
- διαθεσιμότητα των μηνυμάτων από οποιοδήποτε σημείο του Internet, αρκεί να ρυθμιστεί η εφαρμογή (netscape messenger, microsoft outlook) του χρήστη με τα προσωπικά του στοιχεία (username, password, e-mail address, mail server).